Przechowywanie dokumentów przez kancelarię notarialną

Zgodnie z powszechną praktyką nasza kancelaria notarialna w Szczecinie przyjmuje na przechowywanie ważne dla klientów dokumenty zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Pozostawiane na przechowanie informacje mają charakter tajny, dlatego są zabezpieczone przed odczytem przez niepożądane osoby. Dla dokumentów w formie pism może to być zamknięta koperta, której nie może otworzyć również notariusz. Podobnemu zabezpieczeniu podlegają także elektroniczne nośniki danych. Dla wiarygodności zabezpieczenia w postaci zamkniętej koperty, powinien być na niej złożony podpis osoby, która ją pozostawia w biurze notarialnym.

Wszystkie związane z depozytem czynności notariusz opisuje protokolarnie. Sporządza protokół zarówno w momencie pozostawianie dokumentu na przechowanie, jak i jego przekazania osobom wskazanym przez właściciela. Musi przy tym zachować warunki zawartej umowy depozytowej, które wskazują odbiorcę oraz datę i okoliczności przekazania dokumentu. Jeżeli z jakiś powodów nie może przekazać depozytu określonemu w protokole odbiorcy, przechowywany dokument otrzymuje jego następca prawny. Tak jak akty i poświadczenia notarialne, czynność przechowywania dokumentów przez naszą kancelarię ma charakter oficjalny i wymaga sprawdzenia tożsamości związanych z nią osób.